Od czasu do czasu w naszym hackerspace organizowane są spotkania organizacyjne, w skrócie nazywane spotorgami.
Spotkania służą omówieniu bieżących spraw organizacyjnych, takich jak tematy społeczne czy większe wydatki, a także kierunki kolejnych działań w spejsie. Są to spotkania nieformalne. Nie należy ich mylić z zebraniem walnym, które ma umocowanie w polskim prawie i które mamy obowiązek organizować regularnie z częstotliwością określoną w statucie (wg stanu na 2025 rok – co 2 lata), ewentualnie częściej w razie potrzeby, i służy głównie do wyboru organów stowarzyszenia (zarząd, komisja rewizyjna) oraz zmian statutu.
Spotkanie organizacyjne to też dobry sposób, by poruszyć bieżące problemy, których omawianie w formie postów na czacie czy forum mogłoby powodować nadmierne napięcia i niezrozumienie – w formule "na żywo" ludzie są zazwyczaj bardziej skłonni do dogadywania się. Każdą większą zmianę czy to w działaniu spejsu, czy np. w aranżacji przestrzeni, też warto jest omówić w większym gronie – by ograniczyć potencjał na późniejsze niezadowolenie czy konflikty. Spotorg nie jest obowiązkiem, ale robienie tego na żywo sprawdza się znacznie lepiej, niż z użyciem tekstowych kanałów komunikacji.
Nie ma odgórnie ustalonej częstotliwości robienia spotorgów ani określonej grupy osób, która miałaby to robić. Spotkania organizacyjne zwoływane są w miarę potrzeb, zazwyczaj kilka razy do roku, i – zgodnie z zasadą "doocracy" – może to zrobić dowolny członek HSŁ (zazwyczaj dogadujemy się we dwie osoby, by rozłożyć obciążenie związaną z tym pracą). Oczywiście wskazane jest bycie zaangażowanym w bieżące życie spejsu, by być w stanie to z sensem zrobić.
Spotorgi nie są spotkaniami zamkniętymi, osoby z zewnątrz też mogą na nie przychodzić – choć oczywiście może to dla nich być mało ciekawe, poza tym ich ewentualny głos będzie co najwyżej głosem doradczym, a nie wiążącym.
Spotkania organizacyjne zazwyczaj przeprowadzamy na żywo w spejsie. Często udostępniana była też opcja zdalnego uczestnictwa przez Mumble, aczkolwiek z uwagi na ograniczenia technologiczne należy się wtedy liczyć z ryzykiem pogorszonej jakości dźwięku. W czasach pandemicznych spotorgi odbywały się na Mumble, tak samo jak standardowe spotkania.
Spotkanie organizacyjne typowo kończy się notatką podsumowującą dyskusję i wynikające z niej ustalenia i decyzje.
- Znajdź współorganizatora.
- Spejsowa praktyka pokazuje, że dobrze sprawdza się organizowanie spotorgów w dwie osoby. Jest to mniej obciążające i pozwala na podzielenie się między sobą zadaniami. Jeśli nie masz pomysłu, popytaj znajome osoby ze spejsu, najlepiej kogoś, kto spotorg już wcześniej współorganizował.
- Wybierz datę.
- Do lata 2025 roku przyjętym zwyczajem było robienie spotorgów we wtorek niebędący oficjalnie ogłoszonym dniem otwartym, jednak na jesieni 2025 rozszerzono oficjalne dni otwarte do wszystkich wtorków.
- Obecnie możliwymi rozwiązaniami są wybór innego dnia tygodnia (np. spotkanie 24 listopada 2025 odbywające się w poniedziałek) lub przekształcenie któregoś wtorku z dnia otwartego w spotorg. Mocno wskazane jest, by spotorg był ogłoszony z minimum tygodniowym wyprzedzeniem, aby ludzie mogli uwzględnić jego termin w swoich kalendarzach. Sens spotorga leży w tym, by było na nim jak najwięcej osób.
- Ogłoś spotkanie.
- Na spotorgu 24 listopada 2025 ustaliliśmy, że spotorgi ogłaszamy dowolnym kanałem, który dotrze do możliwie wszystkich członków HS-u. Mile widziane, ale nieobowiązkowe jest ogłoszenie spotorga w kilku kanałach komunikacji. W przeszłości praktykowany był HSŁ24, mail i Meetup.
- Dodatkowo można założyć wątek na forum i/lub wysłać powiadomienie na listę mailingową.
- Praktyką, którą zwykle stosujemy jest zbieranie tematów na kolejne spotorgi na specjalnie przeznaczonym do tego padzie.
- W przypadku większej liczby tematów, z uwagi na to, że często nie wszystkie uda się omówić, warto przeprowadzić ankietę wśród spejsowiczów, które z nich uznajemy za najważniejsze i powinny zostać omówione w pierwszej kolejności. W przeszłości dobrze sprawdziła się zarówno zawczasu ankieta na forum, jak i szybkie głosowanie na początku spotorga.
- Poprowadź spotkanie.
- Potrzebna jest osoba, która będzie je moderować oraz osoba, która będzie robić notatki (choć pad sprawia, że to ostatnie może też być rzeczą w pewnym stopniu uspołecznioną – nadal jednak ktoś musi pilnować, by zapisać przynajmniej te najistotniejsze kwestie, a przede wszystkim ustalenia i decyzje). Nie muszą to być organizatorzy spotorga – można popytać osoby z sali, kto chce to robić.
- Jeśli chodzi o moderowanie spotkania, dobrze sprawdziło się ścisłe podejście do ograniczania ilości czasu poświęcanego na każdy z tematów. W ten sposób udaje się omówić na jednym spotkaniu znacznie więcej kwestii.
- Napisz i roześlij notatkę.
- Żeby spotorg miał sens, nieobecni na nim członkowie muszą się jakoś dowiedzieć o podjętych na nim decyzjach i ustaleniach. Dlatego istotną kwestią jest zredagowanie, na podstawie zebranych podczas spotkania luźnych notek, notatki z podsumowaniem przebiegu spotkania i – co najważniejsze – podjętych decyzji.
- Notatki zazwyczaj zamieszczaliśmy na forum i/lub rozsyłaliśmy na listę mailingową. Można też ją podlinkować na HSŁ24, by wszyscy mogli się z nią zapoznać.
Oczywiście każdy ze wspomnianych punktów można też delegować na inne osoby, niekoniecznie współorganizujące spotkanie, które o to poprosisz i które się na to zgodzą. Ale trudno oczekiwać, że wykona je ktoś sam z siebie.
Tematy do poruszenia na najbliższym spotorgu zbieramy na padzie https://pad.hs-ldz.pl/spotorg. Zazwyczaj trafia tam notatka z bieżącego spotorga, która po krótkim czasie zostaje przeniesiona na stronę https://pad.hs-ldz.pl/spotorg-RRRRMMDD.
Historia zmian na starym wiki.